تمت الموافقة على إنشاء مركز تنظيم المعدات الثقيلة، وتم تحديد الترتيبات التنظيمية التي تشمل وجود لجنة إشرافية للمركز للقيام بمهام الإشراف ومتابعة أعماله. تضمنت الاتفاقية أن يتم توفير هيكل تنظيمي للمركز يتضمن الإدارات والوظائف الضرورية، بالإضافة إلى تقديم قائمة بأسماء المفتشين العاملين وخبرتهم ومهاراتهم الفنية في مجال تفتيش المعدات الثقيلة. كما تم التأكيد على ضرورة تقديم جميع الوثائق باللغة العربية مع ترجمة معتمدة إذا كانت بلغة أخرى.
وفقًا للقرار، يجب على الجهة المعتمدة الاحتفاظ بسرية المعلومات المتعلقة بالاعتماد وتفعيله وعدم الكشف عن أي تفاصيل أو وثائق أو معلومات خاصة به، سواء كانت كتابية أو شفهية. كما يلزم الحفاظ على الأدوات والمعدات اللازمة لأداء التفتيش والرقابة، وصيانتها ومعايرتها بانتظام وفقًا للأنظمة المعمول بها. تم تحديد فترة صلاحية الاعتماد لمدة 3 سنوات، مع إمكانية تجديدها بعد تقديم طلب قبل انتهاء صلاحيته بثلاثة أشهر على الأقل.
يحق للجنة الإشرافية لمركز تنظيم المعدات الثقيلة تعليق الاعتماد في حال عدم معالجة السبب الذي أدى إلى التعليق خلال فترة زمنية محددة. وفي حال انتهاء صلاحية الاعتماد أو بناءً على طلب جهة التفتيش والرقابة، يمكن إلغاء الاعتماد. يجب تحديد المقابل المالي للاعتماد وتجديده بما يتماشى مع لوائح التكاليف المالية، حيث تكون هذه التكاليف غير قابلة للاسترداد وتعتبر ملزمة بموجب القرار.
يتعين على الجهة المعتمدة الامتثال لمتطلبات الضوابط والحصول على موافقة من الهيئة السعودية للمواصفات والمقاييس والجودة، والتقديم للتجديد قبل انتهاء صلاحية الاعتماد بوقت كافٍ. يجب أن تلتزم الجهة المعتمدة بالإجراءات الواجب اتباعها والاحتفاظ بالسرية وعدم إفشاء أي معلومات متعلقة بالاعتماد، وعليها الاستعداد للتعامل مع أي تعليق أو إلغاء للاعتماد بناءً على أسباب موضوعية.
